La transformación digital nos lleva a implantar mejoras para facilitar y agilizar procesos administrativos. En este caso, el equipo de sistemas de Grup Montaner es el responsable de evaluar cualquier tecnología innovadora que beneficie a nuestros empleados, clientes y candidatos. Y, por este motivo, desde hace tiempo apostamos por la aplicación de la firma electrónica avanzada en relación con nuestros trabajadores.

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

La firma electrónica avanzada es aquella que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio futuro de los datos firmados. Está vinculada al firmante de manera única, igual que los datos a los que se refiere. La firma electrónica avanzada ha sido creada por medios que el signatario puede mantener bajo su exclusivo control. Por tanto, este tipo de firma nos permite garantizar la integridad del contenido firmado, es decir, que el contenido no ha sufrido ningún tipo de alteración o variación desde el momento en que se firmó.

¿Cómo aplicamos el uso de la firma en Quality?

La línea de negocio de trabajo temporal, Quality, inicia cada mes más de 3.000 contratos laborales con trabajadores, que implican la firma de documentos por ambas partes a lo largo de toda la relación laboral, desde la firma del contrato hasta la carta de finalización. Antes de la firma electrónica, la gestión y firma de todos estos documentos se llevaba a cabo de forma tradicional, es decir, en formato presencial y en papel. Actualmente, la firma electrónica está implantada con éxito en nuestra red de oficinas de trabajo temporal, de forma que se ha sustituido la gestión en papel por un nuevo sistema digitalizado, llegando en algunas oficinas a representar más del 90% de los contratos realizados.

Beneficios de la firma electrónica para trabajador y empresa

Los beneficios conseguidos son muchos y seguimos trabajando aún en su consecución e implantación en la totalidad de las más de 30 oficinas de Quality en España.

Algunas cifras destacadas de esas mejoras palpables son:

  • 18 minutos de ahorro de tiempo promedio por cada contrato firmado.
  • 5,4 minutos de ahorro de tiempo promedio de gestión por cada contrato al no tener que gestionar papel.
  • Reducción de 45 páginas por contrato de promedio al no tener que imprimir (algunos tipos de contratos con sus cláusulas de Prevención de Riesgos pueden superar las 100 páginas).

Además, entre los múltiples beneficios que aporta la firma electrónica en nuestra actividad como empresa, cabe destacar los siguientes:

Agilidad

Al eliminarse la necesidad de imprimir, firmar en papel y gestionar toda la documentación en papel, la firma electrónica aporta un importante ahorro de tiempo para los trabajadores.

Movilidad

Ahora, gracias a la firma electrónica, todos los trabajadores pueden firmar documentación en cualquier momento y desde cualquier lugar a través del ordenador o el teléfono móvil, sin necesidad de acudir a nuestras oficinas.

Gestión centralizada de documentos

Disponer de toda la documentación firmada en formato digital facilita el acceso y consulta por parte de los trabajadores y los clientes, a través de las respectivas áreas online.

Seguridad

La gestión electrónica de los documentos a firmar aporta más seguridad y eficacia en las operaciones, ya que permite monitorizar en tiempo real el estado de cada documento.

Responsabilidad con el medio ambiente

Se ha disminuido de forma drástica el uso de papel en los procesos de contratación de personal.

En definitiva, gracias a la implantación de la firma electrónica estamos ofreciendo un mejor servicio a nuestros trabajadores y clientes a través de una mejor experiencia de usuario. Y con el mismo objetivo, en Quality seguimos trabajando en nuevos proyectos, como la App para trabajadores que dentro de poco pondremos a disposición, y que supondrá otro salto importante en la gestión de la relación con nuestros trabajadores.

 

Comparte en:
Sergi Parisi

Director de Sistemas de la Información de Grup Montaner

Otros post

Quality y el cumplimiento de las Buenas Prácticas en los sectores estratégicos (GxP)

25 May 2020

Antes de entrar en materia, me he permitido hacer una ligera introducción a los conceptos que fundamentan este artículo. Hoy en día nos asombra que las autoridades sanitarias de diversos países coincidan en que, probablemente y con suerte, una primera vacuna para el COVID-19 no estará lista antes de finales de este año. Nos preguntamos […]

LEER MÁS

La resiliencia del turismo tras el Covid-19

13 May 2020

Preparando la remontada en el sector de la hostelería En estos casi dos meses de cuarentena nacional miles de hoteles alrededor de España, y de todo el mundo, se han visto obligados a cerrar sus puertas para no solo proteger a la sociedad sino también para colaborar en la medida de lo posible en esta […]

LEER MÁS

Las ETT en la crisis del COVID-19

15 Abr 2020

Nunca antes la sociedad había tenido que lidiar con una situación semejante a la crisis sanitaria provocada por el Covid-19. Se nos han impuesto por ley limitaciones de movilidad, confinamiento, tenemos miedos y estamos preocupados por nuestro futuro. No tenemos claro cómo será nuestra situación cuando podamos recuperar la vida que hemos dejado atrás. Cómo […]

LEER MÁS

Servicio 24/7 de Trabajo Temporal

20 Mar 2020

Durante estas semanas vamos a vivir uno de los retos más importantes a los que nos hemos enfrentado las empresas. Dentro de este gran reto una de las claves es reaccionar rápido a los cambios y encontrar partners que te ayuden de forma rápida, efectiva y profesional a adaptar tu negocio. Es por eso por […]

LEER MÁS

Quality refuerza su presencia en el Vallés

24 Feb 2020

Con el objetivo de reforzar y fortalecer la presencia de Quality en las comarcas del Vallés Oriental y Occidental, damos un impulso y nuevos retos a los directores de las oficinas de ese territorio: Toni Terra, director de la oficina de Quality en Granollers, y Madrona Antúnez directora en Barberá del Vallés. Ambos perfiles cuentan […]

LEER MÁS

Simplifica la selección de trabajadores para empleos temporales con una ETT

24 Ene 2020

El proceso de selección de trabajadores permite cubrir vacantes y encontrar a aquellos/as candidatos/as que más pueden aportar a la organización o que mejor encajan con la filosofía de la empresa. Sin embargo, elegir a los mejores trabajadores requiere, en ocasiones, del asesoramiento de profesionales para optimizar cada una de las fases de la selección […]

LEER MÁS

¿Cómo garantizamos la calidad en el trabajo de nuestros candidatos/as?

22 Ene 2020

Elegir al mejor candidato para ocupar un puesto de trabajo no siempre es sencillo. A la hora de hacer la selección hay que valorar aspectos básicos como su formación, experiencia o aptitudes personales, pero también es preciso analizar si se adaptará bien a la filosofía de la compañía. De hecho, la experiencia no siempre es […]

LEER MÁS

10 típicas preguntas en una entrevista de trabajo y cómo responderlas

14 Ene 2020

Pese a las nuevas tecnologías y a la automatización de muchos procesos, la entrevista personal sigue siendo una herramienta fundamental en la selección de personal. Y es que este método, aunque subjetivo, es el más útil para saber si el perfil de un candidato se ajusta a las funciones del puesto vacante y a la […]

LEER MÁS

¿Qué tipos de contrato temporal existen?

09 Ene 2020

En el año 2018 se firmaron en España casi 20 millones de contratos temporales y nuestro país es el que más empleos de esta naturaleza oferta en la Unión Europea: un 26,9%. La cifra asciende hasta el 71,2% en el caso de los jóvenes de entre 15 y 24 años. Esto quiere decir que es […]

LEER MÁS